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淮海工学院国际学术会议管理暂行办
2018-05-08 15:32   审核人:

为进一步规范我校举办国际学术会议的审批和管理,根据有关规定和要求,特制定本管理办法。

第一条  举办国际学术会议是了解国际前沿学术动态,活跃校园学术气氛,提高学校教学、科研和学科发展水平的重要途径,对推进我校教育国际化战略,创建“江苏海洋大学”具有积极的作用。因此,学校鼓励并支持具备条件的单位举办国际学术会议。

第二条  举办国际学术会议,包括主办或承办的国际学术会议,应从我校教学、科研、学科建设实际需要和根本利益出发,目的明确,为我所用。要制定详细的会议计划,编制合理的会议预算。坚持厉行节约原则。

第三条  学校国际交流与合作处为举办国际学术会议的归口管理部门,负责受理会议的申报并负责办理境外代表来华的相关手续。

第四条  举办国际学术会议应提前办理申报手续。举办一般性的国际学术会议应至少提前6个月办理申报。举办规模较大、规格较高、外宾人数较多的重大国际学术会议应提前一年办理申报。申报举办国际学术会议时应填写《淮海工学院举办国际学术会议申报表》,并提供其它辅助材料,包括:会议名称(中英文),举办时间和地点,主办(或承办、协办)单位,举办会议的背景和意义,会议规模及外宾人数(外宾人数至少应占参会人数的三分之一),如有港澳台代表参会要求提交本人简历,会议的议题和主要内容,出席会议的中外方重要人员姓名、国别、出生日期、工作单位、职务等信息,会议经费来源及列支经费预算,有无涉台及其它敏感问题等。

第五条  国际交流与合作处会同科学技术与产业处对举办国际会议申报材料审核并签署意见后报学校主管领导审批;经学校主管领导审批后报上级教育主管部门批准。

第六条  经批准同意举办的国际会议,举办单位应认真做好会议的各项筹备和组织工作,确保会议如期顺利召开。未经批准,任何单位不得擅自举办国际学术会议。

第七条  会议的会务工作,即与国内外代表的联系、接送、会议场地及车辆、食宿安排等由主办或承办单位负责落实。需要校领导出席开幕式或参加的会议,会议主办单位应提前2周向校长办公室提出申请,由校长办公室协调安排。

第八条  举办国际学术会议应认真贯彻国家有关保密政策,做好政治、经济、科技等方面信息的保密工作。

第九条  会议结束后,举办单位要认真做好总结工作。应将会议总结,包括会议论文集、会议通知、日程安排、会议手册、邀请信、主要代表的发言稿和会议合影等图片资料于会议结束后一个月内报国际交流与合作处,由国际交流与合作处整理后存档。

第十条  本规定自学校批准之日起施行,并由国际交流与合作处和科学技术与产业处负责解释。

淮海工学院举办国际学术会议申报表.docx

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